Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để hỗ trợ các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, bài viết dưới đây Tân Khôi sẽ chia sẻ chi tiết các điều kiện cần thiết, từ hóa đơn hợp pháp, chứng từ thanh toán đến những trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Đây là quy định quan trọng nhằm xác định những khoản thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện được khấu trừ
Điều kiện đối với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 26/2015/TT-BTC, ngày 27/02/2015:
“Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hợp pháp bao gồm hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thay cho tổ chức, cá nhân nước ngoài không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.”
Nghĩa là, doanh nghiệp (DN) chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn GTGT đáp ứng đủ các tiêu chí về tính hợp pháp, hợp lệ, và hợp lý.
1. Hóa đơn hợp pháp
Hóa đơn hợp pháp được xác định là:
- Hóa đơn do Bộ Tài chính ban hành, hoặc do doanh nghiệp tự in và đã đăng ký theo quy định.
- Hóa đơn phải đảm bảo tuân thủ quy trình in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính.
Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn:
2. Hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Nội dung hóa đơn đầy đủ, không tẩy xóa hoặc chỉnh sửa.
- Ghi rõ ngày lập hóa đơn, thông tin người mua (tên, địa chỉ, hình thức thanh toán).
- Mô tả rõ ràng hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, tiền hàng, tiền thuế, và tổng tiền thanh toán.
- Có chữ ký Giám đốc hoặc người được ủy quyền (kèm theo dấu treo và giấy ủy quyền hợp lệ).
- Người mua ký, ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu “bán hàng qua điện thoại”.
3. Hóa đơn hợp lý
Ngoài tính hợp pháp và hợp lệ, hóa đơn cần phải thể hiện chi phí hợp lý, nghĩa là:
- Chi phí phát sinh thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chi phí hợp lý sẽ được chấp nhận khi tính thuế TNDN.
Tóm lại, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào phụ thuộc vào việc đảm bảo hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và phù hợp với chi phí thực tế của doanh nghiệp.
Điều kiện về các loại chứng từ thanh toán
Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện bắt buộc đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.
Quy định này áp dụng cho cả hàng hóa nhập khẩu, trừ các trường hợp hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu hoặc mua vào từng lần có giá trị dưới mức này.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm hai loại chính:
1. Chứng từ liên quan đến thanh toán qua ngân hàng
- Là tài liệu xác minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán tại tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, phù hợp với quy định pháp luật, như ủy nhiệm chi, séc, hoặc các hình thức khác.
- Tài khoản ngân hàng sử dụng để thanh toán không cần thông báo với cơ quan thuế nhưng phải đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Đối với hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, DN sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Trường hợp thanh toán trả chậm hoặc trả góp, DN cần cung cấp hợp đồng, hóa đơn GTGT, và chứng từ thanh toán qua ngân hàng để kê khai khấu trừ. Nếu chưa đến hạn thanh toán, DN vẫn có thể kê khai khấu trừ thuế nhưng phải bổ sung chứng từ sau.
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt, DN phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã kê khai tương ứng với phần thanh toán không qua ngân hàng.
2. Chứng từ áp dụng cho các giao dịch không sử dụng tiền mặt
- Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức bù trừ giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, DN cần có biên bản đối chiếu và xác nhận từ các bên liên quan.
- Nếu bù trừ công nợ qua bên thứ ba, cần có biên bản bù trừ công nợ giữa ba bên để làm căn cứ khấu trừ thuế.
- Khi thanh toán thông qua ủy quyền hoặc bên thứ ba do bên bán chỉ định, hợp đồng phải quy định rõ ràng điều này bằng văn bản. Bên thứ ba phải là pháp nhân hoặc thể nhân hoạt động hợp pháp theo quy định.
Doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ rõ ràng để giao dịch không dùng tiền mặt được hợp lệ và đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Một số tình huống đặc biệt cần lưu ý
- Đối với việc mua nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp, nếu tổng giá trị vượt hai mươi triệu đồng, chỉ được khấu trừ thuế nếu thanh toán qua ngân hàng.
- Trường hợp mua xe ô tô dưới 9 chỗ, chỉ các DN hoạt động trong lĩnh vực vận tải, vận chuyển mới được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào. Với DN khác, mức khấu trừ tối đa tương ứng với phần giá trị 1,6 tỷ đồng, phần thuế còn lại sẽ không được khấu trừ.
Các trường hợp đặc biệt này cần được doanh nghiệp lưu ý để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đúng quy định.
Kết luận
Việc nắm vững điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi hợp pháp mà còn hạn chế tối đa những rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Tân Khôi hy vọng rằng những chia sẻ trên đã mang lại cho bạn cái nhìn toàn diện và hữu ích về vấn đề này.
Là đơn vị chuyên nghiệp trong việc cung cấp các giải pháp về thuế và kế toán, Tân Khôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi quy trình, từ tư vấn pháp lý, chuẩn bị chứng từ đến xử lý các tình huống phức tạp. Hãy để Tân Khôi trở thành đối tác tin cậy của bạn, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật một cách hiệu quả nhất.
