Văn phòng ảo là một thuật ngữ rất phổ biến đối với các công ty mới thành lập hoặc các công ty SME (nhỏ). Vậy Văn phòng ảo là gì? Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo như thế nào? và những kiến thức cần biết sẽ được công ty Tân Khôi chia sẻ đến bạn trong bài viết sau đây.
Văn phòng ảo là gì?
Virtual Office (hay còn gọi là văn phòng ảo) là hình thức văn phòng được đặt tại một địa điểm với đầy đủ bảng hiệu nhưng không cần đến diện tích thực tế. Hiện nay, các văn phòng ảo cho phép tiếp khách, làm việc và họp công ty ngay tại địa điểm thuê văn phòng ảo.
Lợi ích khi lựa chọn văn phòng ảo
Việc kinh doanh của một công ty quyết định rất nhiều từ thiện cảm ban đầu của khách hàng. Do đó, khi địa chỉ văn phòng của bạn được đặt tại vị trí trung tâm với địa chỉ đẹp sẽ quyết định rất nhiều đến các bước tiếp theo để từ đó mang lại nhiều giá trị cho công ty của bạn hơn. Hình thức này đã phổ biến trên thế giới từ rất lâu và du nhập vào VN từ năm 2008, trải qua rất nhiều thay đổi để hình thành sự ổn định như bây giờ.
Thế giới
Mô hình này được hình thành và phát triển trên thế giới từ rất lâu đời. Bởi vì sự khó khăn khi di chuyển cũng như phong cách làm việc không cần gặp mặt trực tiếp. Hình thức đặt văn phòng ảo ở các nước khác đa phần chỉ cần địa chỉ, bảng hiệu và không cần đến diện tích sử dụng tại nơi được đặt làm văn phòng.
Dựa vào địa chỉ đó, họ vẫn có thể đăng ký trụ sở công ty bình thường mà không gặp bất cứ một trở ngại nào cả.
Việt Nam
Tại nước ta, từ những khoảng thời gian đầu khi mới du nhập hình thức này về. Đã có rất nhiều khó khăn do văn hóa phải đến tận văn phòng đối tác để trao đổi và làm việc. Văn hóa này vẫn còn được để lại cho đến ngày nay. Do đó, hình thức văn phòng ảo của nước ta ngoài việc đặt bảng hiệu ra còn phải cho mượn phòng họp, đôi khi là không gian làm việc cũng như các tiện ích sẵn có trong tòa nhà thì mới có thể tiến hành dịch vụ được.
Lợi ích của doanh nghiệp
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ gặp rất nhiều khó khăn về tài chính và quy trình vận hành, lựa chọn văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp:
- Cắt giảm chi phí thuê văn phòng: Chi phí thuê văn phòng ở khu vực trung tâm rất tốn kém. Có những khu vực tính theo Dollar trên mỗi mét vuông. Để thuê một văn phòng nhỏ với 20m2 bạn sẽ tốn tối thiểu 200 dollar trong khi chưa biết được hiệu quả như thế nào.
- Sử dụng đầy đủ tiện ích: bạn có thể mượn lễ tân, phòng họp, chỗ ngồi, số điện thoại, phòng tiếp khách
- Nhận giúp thư từ, công văn, hóa đơn
- Cắt giảm các tiện nghi tốn kém: máy chiếu, wifi, điện, nước,…
Tính pháp lý
Chúng tôi có viết một bài chuyên sâu về pháp lý văn phòng ảo có hợp pháp hay không nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định của luật pháp khi quyết định lựa chọn hình thức này.
Kinh nghiệm chọn văn phòng ảo tại TPHCM
Khi đã có kiến thức về lợi ích của văn phòng ảo, nhu cầu tìm kiếm văn phòng ảo bắt đầu trở nên mạnh mẽ. Tuy nhiên, hiện nay lại có một số đơn vị kinh doanh thiếu lành mạnh, báo giá không đầy đủ và liên tục phát sinh gây ảnh hưởng không nhỏ đến loại hình dịch vụ này. Để thuê văn phòng ảo, bạn cần lưu ý các vấn đề sau đây:
#1 Nên chọn vị trí đắc địa
Hãy chọn những nơi mặt tiền đường lớn, khu vực trung tâm thuận tiện di chuyển để nâng cao giá trị cho công ty bạn
#2 Nên tìm hiểu kỹ về đơn vị cho thuê văn phòng ảo
Hãy yêu cầu đơn vị đó đưa ra đầy đủ các giấy tờ chứng minh họ đang là người quản lý địa điểm đó
Xác định đơn vị đó làm việc chuyên nghiệp và đàng hoàng
#3 Yêu cầu báo giá chính xác và liệt kê rõ ràng các hạng mục chi phí
Để tránh việc phải chi trả thêm những khoản chi phí khác do không tìm hiểu kỹ, bạn hãy yêu cầu họ báo giá chính xác để làm việc lâu dài
#4 Ký hợp đồng pháp lý rõ ràng
Khi công việc kinh doanh ổn định, để tránh việc nơi cho thuê yêu cầu tăng giá hoặc phát sinh những điều khác, bạn hãy ràng buộc họ bằng hợp đồng có pháp lý và thời gian hiệu lực lâu dài
#5 Tìm hiểu các tiện ích kèm theo
Để tránh trường hợp bạn không thể tiếp khách tại nơi đăng ký văn phòng. Hãy tìm hiểu rõ ràng về các tiện ích mà bạn được hưởng.
Ngoài ra, bạn có thể tìm đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo quận 10 của chúng tôi để tham khảo thêm về cách làm việc của công ty chúng tôi. Hoặc gọi hotline để được tư vấn
CHÚNG TÔI VINH HẠNH ĐƯỢC PHỤC VỤ QUÝ KHÁCH!
VĂN PHÒNG GIAO DỊCH:
Trụ sở chính : 833 Lê Hồng Phong, Phường 12, Quận 10, TP. HCM
Đặt hàng: 0938.987.722| Chăm sóc khách hàng: (028) 62 755 833
Email : info@khoinghiepviet.vn – Website : www.khoinghiepviet.vn
