Xu hướng làm việc từ xa đang dần trở thành lựa chọn phổ biến, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Mô hình này không chỉ mở ra nhiều cơ hội mới mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tư duy, kỹ năng và các công cụ hỗ trợ để tối ưu hóa lợi ích. Hãy cùng Tân Khôi tìm hiểu những yếu tố cần thiết để đón đầu xu hướng này!
Rào cản lớn nhất của mô hình làm việc từ xa là gì?
Mặc dù nhiều người tin rằng làm việc từ xa khiến sự kết nối giữa nhân viên và môi trường công sở trở nên lỏng lẻo, nhưng điều đó lại không phải là vấn đề lớn nhất mà chúng ta phải đối mặt.
Theo nghiên cứu của Andrew Brodsky và Mike Tolliver dựa trên dữ liệu từ các cuộc họp trực tuyến trên Zoom, Microsoft Teams, Webex… tại 10 công ty danh tiếng toàn cầu, có 5 thay đổi quan trọng trong cách cộng tác từ xa:
- Số lượng cuộc họp tăng đáng kể: Tính đến năm 2022, các cuộc họp trực tuyến đã tăng 60% so với năm 2020.
- Thời gian họp ngắn hơn: Thời lượng trung bình của các cuộc họp năm 2022 chỉ còn 33 phút, giảm 25% so với 43 phút vào năm 2020.
- Quy mô họp nhỏ hơn: Số người tham gia mỗi cuộc họp trung bình giảm từ 20 người vào năm 2020 xuống còn 10 người trong năm 2022.
- Tính chất “ngẫu hứng” tăng cao: Chỉ 17% các cuộc họp vào năm 2020 diễn ra không theo lịch trình trước, nhưng đến năm 2022, con số này đã tăng lên 66%.
- Nhân viên ít gắn bó có xu hướng tham gia họp ít hơn: Những người không gắn bó lâu dài thường ít tham gia các cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp không được lên lịch trước, với tỉ lệ thấp hơn 67% so với các đồng nghiệp khác.
Khi nhìn vào những thay đổi này, điều đáng chú ý là, làm việc từ xa không khiến chúng ta ít kết nối hơn như suy nghĩ ban đầu. Thực tế, các cuộc họp trực tuyến lại giúp sự liên kết giữa các đồng nghiệp được củng cố hơn.
Vấn đề lớn nhất mà người làm việc từ xa thường gặp phải chính là sự thiếu đồng bộ trong công việc, từ tiến độ đến mục tiêu và quy trình hợp tác giữa các bên. Bên cạnh đó, làm thế nào để tạo ra sự tin tưởng và minh bạch – vốn dễ đạt được trong môi trường làm việc trực tiếp – vẫn là bài toán khó đối với hình thức làm việc từ xa.
3 yếu tố để thành công trong xu hướng làm việc từ xa
Hình thức làm việc từ xa sẽ tiếp tục thay đổi và phát triển nhằm thích nghi với sự tiến bộ của công nghệ cũng như cách tư duy của con người.
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến môi trường làm việc để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả, trong khi cá nhân cần liên tục nâng cao bản thân để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của hình thức này.
Dựa trên framework được giới thiệu bởi tác giả Tammy Bjelland, dưới đây là 3 yếu tố quan trọng giúp bạn dễ dàng vượt qua mọi thách thức khi làm việc từ xa:
1. Tư duy linh hoạt
Tuyển chọn nhân sự phù hợp với làm việc từ xa
- Con người luôn là trung tâm của bất kỳ tổ chức nào, và việc chuẩn bị tư duy phù hợp cho họ là yếu tố không thể bỏ qua.
- Những cá nhân chỉ quen với môi trường làm việc truyền thống, thiếu tính tự chủ và kỹ năng quản lý thời gian, thường không thể thích nghi tốt với làm việc từ xa.
- Vì vậy, trong quá trình tuyển dụng, cần ưu tiên chọn những người có trách nhiệm cao, tinh thần tự giác và am hiểu công nghệ, thay vì kỳ vọng có thể đào tạo họ từ đầu.
- Điều này giúp đảm bảo sự gắn kết và hiệu quả công việc ngay từ ban đầu.
Chuyển từ kiểm soát sang tin tưởng
- Thay vì theo dõi sát sao từng đầu việc, bạn nên tập trung vào kết quả và hiệu quả tổng thể.
- Hãy đặt niềm tin vào đội nhóm của mình và sử dụng các câu hỏi trọng tâm như “Công việc đã đạt được những gì?” thay vì “Bạn đã làm gì trong khoảng thời gian đó?”.
- Ngoài ra, việc triển khai các công cụ quản lý công việc như bảng Kanban cũng giúp mọi người có cái nhìn rõ ràng hơn về tiến độ và trách nhiệm của mình.
Tư duy linh hoạt chính là chìa khóa giúp tổ chức tối ưu hóa hiệu quả làm việc, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa.
2. Kỹ năng chuyên môn
Xây dựng mối quan hệ trong team
- Làm việc từ xa không có nghĩa là thiếu đi sự kết nối.
- Thay vì chỉ tập trung vào công việc, hãy tạo điều kiện cho các thành viên chia sẻ về đời sống cá nhân, sở thích hoặc các khó khăn đang gặp phải.
- Những buổi họp chia sẻ, AMA (Ask Me Anything), hay chỉ đơn giản là 5 phút trò chuyện ngoài công việc sẽ giúp gắn kết nhân viên và xây dựng sự tin cậy lẫn nhau.
Giải quyết vấn đề một cách có hệ thống
- Khi làm việc từ xa, khả năng tự giải quyết vấn đề của từng cá nhân trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
- Thiết lập các quy tắc rõ ràng về cách thức tổ chức các cuộc họp khẩn, phân loại mức độ ưu tiên và trách nhiệm của mỗi người là điều cần thiết.
- Ví dụ, các cuộc họp khẩn có thể được chia thành 3 cấp độ từ nhỏ đến nghiêm trọng, giúp team nhanh chóng xác định được mức độ quan trọng của vấn đề và tìm cách xử lý hiệu quả.
Kỹ năng chuyên môn và sự gắn kết trong đội nhóm chính là nền tảng vững chắc để đảm bảo hiệu quả làm việc, đặc biệt trong môi trường xu hướng làm việc từ xa.
3. Hệ thống quy trình và công cụ hỗ trợ
Đồng bộ hóa với các công cụ làm việc số
- Thay vì sử dụng các ứng dụng như Google Sheet hoặc Zalo một cách rời rạc, các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng sẽ giúp bạn đồng bộ hóa dữ liệu, giao việc và cập nhật tiến độ một cách hiệu quả.
- Các công cụ này còn hỗ trợ sự minh bạch và tối ưu hóa thời gian làm việc cho toàn đội.
Quy định rõ ràng cho từng kênh giao tiếp
- Mỗi kênh giao tiếp trong môi trường làm việc từ xa nên có một mục đích rõ ràng.
- Ví dụ, chat nội bộ chỉ dành cho thông tin khẩn hoặc đơn giản, trong khi email phù hợp cho các thông điệp quan trọng và có tính dài hạn.
- Quy định này sẽ giúp các thành viên trong team tránh nhầm lẫn và giảm thiểu tình trạng thông tin bị rời rạc.
Ứng dụng Virtual Coworking
- Để giảm cảm giác xa cách và tăng cường sự hiện diện, team có thể triển khai hình thức “làm việc chung ảo” (Virtual Coworking).
- Đây là một buổi meeting trực tuyến kéo dài suốt giờ làm việc, nơi mọi người có thể dễ dàng trao đổi khi cần hoặc đơn giản chỉ cảm thấy đồng hành trong công việc.
- Phương pháp này không chỉ giúp quản lý theo dõi được sự hiện diện của nhân viên mà còn hỗ trợ họ cảm thấy bớt cô đơn và tự tin hơn khi làm việc từ xa.
Việc tận dụng hiệu quả các quy trình và công cụ hỗ trợ sẽ giúp đội ngũ làm việc từ xa duy trì sự gắn kết, nâng cao năng suất và đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu.
Với 3 yếu tố cốt lõi này, bạn không chỉ dễ dàng vượt qua thách thức của làm việc từ xa mà còn khai thác được tối đa tiềm năng từ hình thức làm việc hiện đại này.
Kết luận
Xu hướng làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp linh hoạt mà còn phản ánh sự thay đổi mạnh mẽ trong cách chúng ta tiếp cận công việc. Để vượt qua thách thức và tận dụng tối đa cơ hội, mỗi cá nhân và tổ chức cần trang bị tư duy đổi mới, kỹ năng chuyên môn vững vàng, cùng với các công cụ và quy trình phù hợp.
Khi đã sẵn sàng, bạn không chỉ thích nghi mà còn có thể bứt phá, tạo ra những giá trị vượt trội và vững bước dẫn đầu trong xu thế này.
